Door Erik Peekel
Een goed event organiseren kost maanden voorbereiding. Dan is het zonde als na afloop alleen een fotomap en een bedankmail overblijven. Met een goed verslag kun je de impact van je bijeenkomst laten doorwerken. Je maakt zichtbaar wat er is gezegd, vergroot het bereik en je maakt het makkelijker voor de deelnemers om de volgende stap te zetten. Erik Peekel van Aaaaha! Bureau voor live communicatie heeft zijn beste tips op een rij gezet.
- Bepaal vooraf wat je na afloop wilt delen.
Begin niet met de vraag: willen we foto’s, video of een tekenaar? Begin met het doel. Wil je afwezigen meenemen, inzichten samenvatten of deelnemers activeren? Als je dat vooraf bepaalt, kun je gericht verzamelen. Maak bijvoorbeeld een aftermovie waarin deelnemers antwoord geven op twee vaste vragen. Of geef een tekenaar vooraf de thema’s mee waarop zij extra moet letten. - Maak verslaglegging onderdeel van de beleving
Het leukste verslag ontstaat niet achteraf. Zet tekenaars in die tijdens de dag de inhoud vastleggen op
een flink Wandverslag. Tekeningen, quotes, conclusies en opvallende uitspraken verschijnen voor de
ogen van de deelnemers op één grote plaat. Dat trekt aandacht in de pauzes en nodigt uit tot gesprek. Hetzelfde geldt voor een live cartoonist: cartoons kun je ter plekke al op het scherm laten zien, met kort commentaar van de tekenaar. Verslaglegging wordt zo onderdeel van het evenement zelf. - Leg niet alleen vast wat er gezegd wordt, maar ook wat het losmaakt
De slides van de spreker kun je achteraf nog nalezen. Interessanter is vaak wat deelnemers ervan vonden.
Wat heeft hen verrast? Welk inzicht nemen ze mee? Wat gaan ze morgen anders doen? Juist die reacties
maken een goede aftermovie levendig en geloofwaardig. Combineer korte interviews met sfeerbeelden en inhoudelijke momenten. Zo laat je niet alleen zien wát er gebeurde, maar ook waarom de bijeenkomst ertoe. - Wacht niet te lang met delen
De waarde van content neemt snel af zodra iedereen weer in zijn dagelijkse werk zit. Daarom is snelheid
belangrijk. Een videoreporter die op locatie monteert, kan aan het einde van de bijeenkomst al een aftermovie opleveren. Je kunt het programma afsluiten met de aftermovie, die ter plekke is gemaakt en het filmpje direct daarna delen op LinkedIn en Instagram. Claim het moment. - Gebruik verslaglegging om deelnemers te activeren
Een verslag hoeft niet alleen te registreren; het kan ook input verzamelen. Op een congres kan een Inspiratiewand bijvoorbeeld beginnen met één goede vraag, zoals ‘Welk inzicht van vandaag wil jij morgen
toepassen?’. Bezoekers geven hun antwoord, de tekenaars verwerken de input live en het groeiende beeld
trekt weer nieuwe mensen aan. Zo ontstaat een natuurlijke aanleiding voor gesprekken. De opbrengst
kun je na afloop gebruiken voor een artikel of socialmediapost. - Vertaal ingewikkelde inhoud naar één helder beeld
Veel zakelijke evenementen gaan over strategie, verandering of innovatie. Daar komt in één dag veel informatie voorbij. Een praatplaat of infographic helpt om de essentie terug te brengen tot één overzicht,
waarop je verder kunt werken. Dat beeld wordt vervolgens een visuele kapstok voor gesprekken met de
betrokken partijen of binnen de organisatie. Goede verslaglegging helpt mensen dus niet alleen herinneren wat er is gezegd, maar ook om het verhaal later opnieuw te vertellen. - Denk al bij de briefing aan het tweede leven
Het sterkste verslag gebruik je vaker dan één keer. Een Wandverslag kan na afloop aan de muur, in een
presentatie en als PDF in de follow-up. Cartoons werken in nieuwsbrieven en rapportages. Een aftermovie wordt meteen gedeeld en die kun je gebruiken als promotie voor het volgende evenement. Bedenk
daarom bij alles dat je laat maken: waar kunnen we dit materiaal straks nog meer voor gebruiken?
Erik Peekel is dagvoorzitter, programmamaker en oprichter van Aaaaha! Bureau voor live communicatie.
Via CreatiefVerslag.nl helpt hij organisaties met Wandverslagen, live cartoons, infographics, aftermovies en
andere creatieve vormen van verslaglegging.
