Het zou je maar overkomen. Je werkt bij een kleine organisatie en opeens moet jij een bedrijfsevenement organiseren. Je hebt ooit eens een klein bedrijfsfeestje georganiseerd en iedereen vond dat leuk en nu geld jij binnen de organisatie als “de eventprofessional”. Allemaal heel leuk, maar hoe pak je dat aan? Als je van de schrik bekomen bent, blijkt er gelukkig heel veel informatie te vinden. Eén ding is zeker: het organiseren van een evenement is een leuke uitdaging.

Een bedrijfsevent organiseren doe je niet zomaar even – tenzij je een kopie van een kopie wilt, maar dat wil je niet. Dat staat vast. Het begint allemaal met een inventarisatie. Voor wie is het evenement? Hoeveel budget is er? En wat wil je met het evenement bereiken? En vooral: begin op tijd!

Het doel
Ongeveer een half jaar van tevoren begin je met het vastleggen van de doelstelling. Een event zonder doelstelling is een overbodig evenement, dus je zult serieus moeten nadenken over wat de bedoeling is van het evenement. Wil je mensen een leuke avond bezorgen of wil je een evenement met een serieus thema? Of misschien wil je wel een combinatie hiervan – een serieus evenement mag namelijk ook gewoon heel erg leuk zijn. Denk meteen ook na overhoe je het evenement eruit wilt laten zien – de vorm. En het is praktisch om vast te stellen voor wie je het evenement organiseert.

De planning en het budget
Je weet nu voor wie je in de weer bent en waarom. Dan komen altijd de pecunia om de hoek kijken: het budget. Hou het budget scherp in de gaten, zorg voor goede offertes en blijf alert, zeker in tijden met snel stijgende prijzen kunnen budgetten gierend uit de hand lopen. Maak een onderscheid tussen vaste kosten – voor de locatie en de techniek – en variabele kosten – de catering per persoon. Let er bij offertes op dat die langere tijd geldig zijn en niet na twee weken al verlopen zijn.

De locatiekeuze
Waar wil jij je evenement houden? Onder het dagelijkse systeemplafond op kantoor of toch op een aparte locatie met verrassende mogelijkheden? Verandering van spijs doet eten en juist een evenement buiten de deur zorgt voor verfrissing, ook als je niet aan zee boekt. Juist omdat mensen er helemaal uit zijn, kunnen ze nieuwe ideeën opdoen. En hoe mooi is het als dit gebeurt tijdens jouw evenement? Een goede locatie beschikt over goede audiovisuele voorzieningen en beschikt over één of meer zalen die passen bij de grootte van jouw groep. Veel regio’s in Nederland beschikken over een conventionbureau, waar je een schat aan informatie kunt vinden. De locatiekeuze is niet de enige keuze van belang. Er zal ook gekeken moeten worden naar de vraag of je sprekers op je evenement wilt. Die moet je op tijd boeken. En let op de catering. Een evenement kan nog zo goed gepland zijn, als het eten tegenvalt, is dat vaak het enige waar je gasten het over zullen hebben. Vergeet niet op tijd de uitnodigingen te versturen. In deze tijd van druk, druk, druk is dat van essentieel belang.

Kort voor het evenement
Zorg ervoor dat alles duidelijk is. En vooral: zorg ervoor dat jij precies weet wie wat wanneer waar en hoe doet. Om verspilling te voorkomen willen locaties doorgaans graag rond deze tijd horen hoeveel mensen er inderdaad komen. Voor de catering is dat van belang.

Tijdens het evenement
Als het goed is, is alles geregeld, maar hou alles altijd in de gaten tijdens het evenement. Je draaiboek is je houvast. Jij bent het aanspreekpunt. Zorg dat je altijd zichtbaar bent voor vragen.

Na afloop
De evaluatie is er niet alleen voor de locatie. Natuurlijk moet je daar je mening over geven, maar na afloop
van een evenement zijn bedankjes ook belangrijk. Niet alleen je gasten, maar vooral ook de sprekers en de vrijwilligers moet je bedanken. Wikkel de financiën in alle rust af, zorg voor een goed overzicht en denk na over je volgende evenement. Want zodra je alle plussen en minnen tegen elkaar hebt afgewogen, ben je erachter dat je dit gewoon heel leuk vindt. Mensen kijken nu al uit naar jouw volgende evenement.